Stav C – záverečný stav spracovania miezd

Stavy spracovania A, B a C sú súčasťou aplikácie Vema Mzdy od jej prvej verzie. Veľká časť používateľov ich považuje za formalitu, ktorá je súčasťou ich života s Vemou. Zvláštnu pozíciu má stav C, ktorá je záverečným bodom spracovania miezd. Čo sa odohráva v pozadí pri zmene stavu, na aké chyby môžete naraziť, čo vám umožní a čo vám neumožní pobyt v stave C? O tom je dnešný článok. Čítajte…

Stavy aplikácie PAM

V krátkosti si zopakujme aké stavy používa aplikácia Vema Mzdy na spracovanie výplat?

Postup spracovania miezd v rámci jedného mesiaca môžeme rozdeliť na 3 fázy:

1. vyplatenie záloh – ak organizácia vypláca zálohy na mzdy
2. zadanie mesačných podkladov a výpočet mzdy, kontrola výsledkov
3. vytvorenie sumárnych výkazov – mesačná uzávierka

V aplikácii Vema Mzdy ku každej fáze je priradený konkrétny stav databázy. Stav databázy je indikovaný v stavovom okne Klienta V4 alebo na paneli Stav dát v Centre, ak používate Klienta V5.

Medzi jednotlivými stavmi v priebehu mesiaca je možný uskutočniť ľubovoľný počet prechodov tam a späť.

Stav A

V tomto stave sa databáza nachádza po otvorení nového mesiaca t.j. po d dokončení funkcie Prechod na nový mesiac. Stav A slúži na zadanie a spracovanie riadnych záloh zamestnancov. Ak nevyplácame zálohy, je možné ho vypnúť v TORG2. Ušetríme tak jeden zbytočný krok, lebo funkcia Prechod na nový mesiac končí v stave B.

Vynechanie stavu A

Otvorte tabuľku TORG2 – Nastavenie spracovania miezd a v sekcii Základné údaje a do položky Vykonáva sa výplata záloh zadajte hodnotu 2 – bez záloh, vynechania stavu A.

Keď sa po tejto zmene pozrieme na ponuka na prechod do nového mesiaca v stave C, už našeptáva čo nás čaká na druhom brehu:

Stav B

Bežné spracovanie mesačných výplat. V tomto stave  zadávame mesačné zmeny a prípadné zmeny v kmeňových formulároch. Následne vykonávame výpočet a skontrolujeme výsledky výpočtu u jednotlivých zamestnancov.

Stav C

Do stavu C prejdeme funkciou Nápočty. Hlavnou úlohou tejto funkcie je vytvorenie súčtov na úrovni pracovísk, nákladových a rozborových stredísk a tým aj za celú organizáciu. Z toho dôvodu už nie je možné zmeniť kmeňové formuláre a formuláre mesačných zmien, ktoré ovplyvňujú výsledky výpočtu.

Z toho vyplývajú dve ďalšie obmedzenia:

• nie je dovolená zmena vstupných údajov
• nie je dovolené vykonať výpočet

Ak by tieto obmedzenia neexistovali, nevedeli by sme zaručiť integritu dát, to znamená súčty za organizáciu by sa nerovnali súčtom od jednotlivých zamestnancov.

Zákaz zmeniť vstupné údaje

Ak sa v stave C pokúšame zmeniť niektorý vstupný formulár, ohlási sa chyba:

Formuláre nemožno opravovať a rušiť v stave C.

Ak predsa len potrebujeme zmeniť niektoré vstupné informácie, potom sa vrátime do stavu B, vykonáme potrebné opravy, urobíme výpočet a prejdeme znova do stavu C.

Z tohto pravidla existuje jediná výnimka: zavedenie zamestnanca do ďalšieho mesiaca.

Zavedenie zamestnanca do ďalšieho mesiaca

Mzdy obvykle spracovávame už v priebehu aktuálneho mesiaca a v prvých dňoch nasledujúceho mesiaca. V tomto období kedykoľvek môže nastúpiť do našej organizácie nový zamestnanec. Je potrebné mu vystaviť dokumenty, nahlásiť ho do zdravotnej a Sociálnej poisťovne.

Ak sme v stave B, jedná sa štandardný postup a v Zavádzacom formulári do položky Bude spracovaný od zadáme nasledujúci mesiac. Tým zaistíme, že zamestnanec nebude spočítaný v tomto období.

Ak sme v stave C, uplatní sa vyššie uvedená výnimka zo zákazu zmeny vstupných údajov. Je dovolené zavedenie nového zamestnanca, dokonca pri vytvorení nového záznamu sa do položky Bude spracovaný od automaticky naplní nasledujúci mesiac.

Na obrázku vidíme, že dáta sú v období 03.2019, ale novovytvorená veta má predvyplnenú hodnotu 04.2019 v položke Bude spracovaný od. Pri pokuse zadať aktuálny mesiac do tejto položky sa ohlási chyba:

V stave C môžeme zavádzať iba do budúcich mesiacov.

Zákaz výpočtu

Zákaz vykonať výpočet v stave C v prípade Klienta V4 je realizovaný odstránením príkazov na výpočet z hlavnej ponuky aplikácie. Pri práci s Klientom V5 príslušné odkazy v Centre sa zobrazia aj naďalej, ale sú nedostupné.

Prechod do stavu C

Ak už máme spočítaných všetkých zamestnancov a skontrolovali sme ich výplatné lístky, môžeme uzavrieť mesiac, tj. prejsť do stavu C. Urobíme to tak, že v ponuke Zmena alebo z odkazu vo Vema Centre vyvoláme funkciu Nápočty->C.

Počas tejto funkcie prebieha napočítanie súčtov za organizáciu z výsledkov jednotlivých zamestnancov. Z toho vyplýva, že prechod do stavu C má zmysel len vtedy, keď výpočet úspešne prebehol u všetkých zamestnancov.

Žiaľ aplikácia Vema Mzdy v základnom nastavení túto kontrolu nevykonáva a bez mihnutia oka uzavrie mesiac aj vtedy, keď nie sú spočítaní všetci zamestnanci. Z toho potom následne môžu vzniknúť veľmi nepríjemné situácie. Našťastie existuje nastavenie, ktoré zabráni vykonať túto bezhlavú uzávierku.

Kontrola, či sú všetci spočítaní

V TORG2 – Nastavenie spracovania miezd v sekcii Nastavenie funkcie nápočty (1) zapneme položku Prechod do stavu C len ak sú všetci spočítaní (2).

Ak sa pokúsime prejsť do stavu C po aktivácii tejto kontroly a máme aspoň jedného nespočítaného zamestnanca, funkcia sa nevykoná a ohlási sa chyba:

Nie je možné robiť nápočty, ak nie sú spočítané všetky osobné čísla.

V tomto prípade je potrebné spustiť funkciu Výpočet zmien pre vykonanie výpočtu a následne zopakovať prechod do stavu C.

Chybové hlásenia počas prechodu do C

Funkcia Nápočty->C vytvára protokol o svojej činnosti. Ako v každom procese, aj tu môžu vzniknúť rôzne chyby, ktoré sa uvádzajú do protokolu. Preto vždy pozorne sledujte obsah protokolu. Ak program počas nápočtov narazí na chybu, oznámi to, ukončí svoju činnosť a aplikácia zostane v stave B.

Následne sa zobrazí protokol s chybovým hlásením. Na nasledujúcom obrázku si ukážeme príklad dvoch najčastejších hlásení:

Protokol v tomto prípade obsahuje jednu chybu pre osobné číslo 300 (červené zvýraznenie) a niekoľko upozornení (žlté zvýraznenie).

Chyby v protokoloch vo všetkých aplikáciach Vema sú vždy označené dvomi hviezdičkami na začiatku textu hlásenia (pozri červený pás na obrázku).

Chyba – nenašiel sa účet

Chýbajúci účet pre odoslanie výplaty prevodným príkazom je kritický stav, ktorý nedovolí riadne vytvoriť prevodný príkaz, preto proces prechodu do stavu C sa preruší. Táto chyba je spôsobená tým, že vo formulári F1 – Základné informácie je zadaný taký účet, ktorý pre daného zamestnanca nie je definovaný vo formulári F22 – Bankové účty zamestnanca.

Pre odstránenie tohto stavu zadajte požadovaný účet do F22, alebo zrušte zadanie účtu pre prevod výplaty v F1.

Upozornenie na výpočet správnou verziou

V protokolu pre niektorých zamestnancov sa uvádza aj upozornenie –  spočítané verziou XX.YY.ZZ. Toto upozornenie sa zobrazí vtedy, ak zamestnanec nebol spočítaný poslednou platnou verziou pre spracovanie daného mesiaca.

Pre spracovanie každého mesiaca je určená konkrétna verzia aplikácie. Jedná sa o dôležitú informáciu, lebo v najnovšej verzii môžu byť odstránené nejaké chyby alebo zmenený algoritmus výpočtu napríklad v dôsledku zmeny legislatívy.

Toto upozornenie sa môže zobraziť u niektorých zamestnancov aj vtedy, keď pracujete s najnovšou verziu aplikácie. Príčina je v tom, že po nasadení poslednej verzie ste nevykonali výpočet u všetkých zamestnancov novou verziou. Preto po nasadení novej verzie vždy vykonajte Výpočet úplný!

Návrat do stavu C predchádzajúceho mesiaca

Ak máte pocit, že sa potrebujete vrátiť do predchádzajúceho mesiaca, prečítajte si tento článok, ktorý je venovaný návratu do ukončených období.

Zrušenie uzávierky

Ak z nejakého dôvodu potrebujeme urobiť zmeny v zadaní po uzávierke mesiaca, môžeme tak urobiť návratom do stavu B. Tento krok vymaže všetky záznamy za aktuálny mesiac z výstupných súborov. V stave  B vykonáme opravu zadania, potom spustíme výpočet a následne opäť prechod do stavu C.  

Výstupné súbory

Zmena stavu aplikácie z B na C a naopak má zásadný dopad na obsah výstupných súborov, ktoré sú podkladom pre štatistické a účtovné zostavy. Podrobné informácie o výstupných súboroch nájdete v tomto článku.

Modifikácia tabuliek v stave C

Ako som písal vyššie, v stave C nie je možné zmeniť obsah formulárov ovplyvňujúcich výsledky; výpočtu. Toto obmedzenie sa nevzťahuje na rôzne tabuľky a číselníky, ktoré môžeme zmeniť aj v stave C. Uvediem dva príklady, aký dopad má zmena obsahu tabuliek v stave C na výsledné zostavy.

1. Pri kontrole zostavy S33 – Prevodné príkazy zistíme, že pri vytvorení nového príjemcu v tabuľke TPRJ – Príjemcovia platieb sme zadali nesprávne číslo účtu. Nič nám nebráni v tom, aby sme číslo účtu v tabuľke opravili. Ak však po úprave tabuľky znova vytlačíme prevodné príkazy, zistíme, že číslo účtu zostalo nezmenené.
2. Predpis o zaúčtovaní miezd sa vytvorí počas prechodu do stavu C. Ak pri kontrole zostavy S13 – Rekapitulácie účtovná zistíme, že vytvorené zaúčtovanie nie je správne, okamžite môžeme vykonať potrebné zmeny v tabuľke TUCT – Zaúčtovanie miezd. Táto zmena však nebude mať dopad na obsah zostavy S13.

V obidvoch prípadoch si musíme uvedomiť, že zmena obsahu tabuliek v stave C nemá dopad na skôr vygenerované výsledky. K tomu, aby sa uplatnili zmeny v tabuľkách, je potrebné znova spustiť funkciu Nápočty->C. Takže správny postup v týchto prípadoch bude:

1. Návrat do stavu B
2. Opraviť obsah tabuliek
3. Úplný výpočet
4. Prechod do C.

Zostavy

Zostavy, u ktorých údaje za aktuálny mesiac je možné vytlačiť len v stave C:

• Zrážky – všetky zostavy
• Výkazy SP – S02, S60, S128, S39, S123, S129
• Výkazy ZP – S61, S29
• Prevodný príkaz a výplatná listina – S33, S14, S15
• Účtovné zostavy – S08, S13, S22, S125, S136, S16
• Rozborové a štatistické zostavy – S09, S23, S48

Zhrnutie

V tomto článku ste sa mohli zoznámiť s významom a funkciou jednotlivých stavov spracovania v aplikácii Vema Mzdy. Ukázal som vám ako môžete vypnúť stav A a s ním spolu aj spracovanie záloh, ktoré dnes už vo väčšina organizácií nepoužíva.

Zoznámili ste sa s obmedzeniami pri práci v stave C, ako aj s niektorými chybami a ich riešením, ktoré sa môžu vyskytnúť vo funkcii Nápočty->C. Spomenuli sme ešte aj význam, vlastnosti a použitie výstupných súborov.

Dve rady na záver

Pridám ešte dve rady, ktoré pramenia z mojich skúseností. Ak sa ich budete držať, výrazne si znížite pravdepodobnosť straty vašich dát alebo porušenie ich integrity.

Po dokončení spracovania sa už nevráťte do stavu B

Osobne spracovanie výplat považujem za ukončené po odovzdaní výkazov do SP, ZP a DÚ a odoslaní peňazí. Po tomto okamihu už neodporúčam návrat do stavu B, lebo aj nechcene môžete urobiť takú zmenu v zadaní, ktorá v budúcnosti môže vyvolať nepríjemné zistenia a potrebu nákladnej opravy dát do minulosti.

Vždy archivujte

Po dokončení spracovania výplat ihneď archivujte dátové prostredie na USB flash disk alebo externý pevný disk. Hlavne mimo svojho počítača. Často vidím, že mzdárka ukončí spracovanie výplat a archív urobí až za tri týždne pred prechodom na nový mesiac. V tomto prípade riskuje stratu dát, lebo za tie tri týždne sa s počítačom môže stať čokoľvek.

Pravidelná denná archivácia vašich dát je len jedna zo starostí, od ktorých vás odbremení moja služba DataWex Cloud. Môžete v nej prevádzkovať všetky svoje aplikácie Vema, bez starostí o technické pozadie ako je pravidelná archivácia alebo inštalácia nových verzií. Prečítajte si, čo o tejto službe hovoria zákazníci.

Zoznámte sa so všetkými výhodami, ktoré vám táto služba ponúka a vyžiadajte si cenovú ponuku.