Výstupné súbory v aplikácii Vema Mzdy

K čomu sú dobré výstupné súbory?

Výstupné súbory slúžia ako podklad pre zostavy, ktoré obvykle tlačíme v stave C.

Sú to tabuľky, v ktorých sa ukladajú súčtované informácie o výsledkoch spracovania za celú organizáciu. Obsah týchto súborov tvoria súčty výsledkov od jednotlivých zamestnancov.

Kde ich nájdeme?

V ponuke Klienta V4 ich nájdeme v položke Výstupné súbory. Klient V5 má schované odkazy v rozšírenej ponuke každého panela záložky Mzdy hlavní.

Ukážeme si, ako nájdeme výstupné  súbory v oblasti zaúčtovania miezd. V záhlaví panelu Zaúčtovanie miezd/platu kliknime na ikonu rozšírenej ponuky podľa obrázku:

Následne sa zobrazí rozšírená ponuka tejto oblasti.

Na obrázku som červenou farbou orámoval výstupné súbory, ktoré majú vplyv na zaúčtovanie miezd.

Plnenie výstupných súborov

Výstupné súbory sa naplnia počas nápočtov pri prechode do stavu C. V tejto funkcii sa vytvoria súčty podľa rôznych kritérií z výsledkov spracovania jednotlivých zamestnancov. Vždy sa plnia len údaje za aktuálny mesiac.

Návrat do stavu B z výstupných súborov vymaže záznamy za aktuálny mesiac, ktoré sa znovu vytvoria pri nasledujúcom prechode do stavu C. Ďalšie informácie o zmene stavu spracovania nájdete v tomto článku.

Členenie výstupných súborov

Výstupné súbory delíme na dve skupiny podľa doby uchovania informácií:

1. Uchovávajú históriu výsledkov – v každom mesiaci sa výsledky pridajú k existujúcim záznamom za minulé obdobia a vytvárajú tak pohľad do histórie výsledkov spracovania.
2. Obsahujú údaje len za aktuálny mesiac – ich obsah sa prechodom na ďalší mesiac vymaže, takže vždy obsahujú len informácie za aktuálny mesiac. Sú v nich informácie, pre ktoré nie je dôležité zachovať históriu.

Najčastejšie používaní výstupné súbory

Uvediem niektoré výstupné súbory, s ktorými určite prichádzate do styku aspoň vo forme zostáv, ktoré sa z nich generujú.

• NAKLAD – Podklady pre rozúčtovanie miezd – obsahuje sumarizáciu za jednotlivé mzdové zložky. Zachováva históriu.
• SRAZKYL – Zrážky z miezd – obsahuje údaje o zrážkach zamestnancov  vykonaných v spracovávanom mesiaci. Neukladá históriu.
• SRAZKYH – Zrážky z miezd – história – Uchováva história zrážok za predchádzajúce obdobia.
• ROZBOR – obsahuje údaje pre rôzne rozborové a štatistické výkazy. Zachováva históriu.
• POJIST3 – Zdravotné poistenie – obsahuje podklady pre hlásenie pre zdravotné poisťovne. Zachováva históriu.
• POJIST – Sociálne poistenie – obsahuje podklady pre hlásenie do Sociálnej poisťovne. Zachováva históriu.
• PAMUCTV – Výstup pre účtovníctvo – obsahuje účtovné záznamy so zaúčtovaním miezd. Tieto záznamy sa posielajú do účtovného denníka pre automatické zaúčtovanie. Neukladá históriu.
• PREVPRIK – Prevodné príkazy – obsahuje všetky informácie pre vytvorenie prevodných príkazov s výplatami zamestnancov aj s prevodmi za celú organizáciu. Neukladá históriu.
• PRACOV – informácie o zamestnancoch – v jednej vete nájdeme vstupné a výsledkové informácie o zamestnancoch, ktoré by sme inak našli v rôznych formulároch. Neukladá históriu.

Doba uchovania informácií

Výstupné súbory so zachovaním histórie uchovávajú dáta maximálne do hĺbky 24 mesiacov, ale vždy len od januára predchádzajúceho roku. To znamená, že napríklad v máji roku 2020 sú dostupné záznamy od 01.19 až 05.20. V decembri 2020 to bude obdobie 01.19 až 12.20, ale prechodom do januára 2021 k dispozícii budú len záznamy od 01.20 do 01.21.

Prepočet do minulosti

Je dôležité si uvedomiť, že prepočet mzdy zamestnanca do minulosti nespôsobí zmenu vo výstupných súborov za prepočítané mesiace. Všetky rozdiely z prepočtu do minulosti sú zahrnuté do výsledkov aktuálneho mesiaca.

Významné výstupné súbory

Ukážme si niektoré súbory, v ktorých môžete nájsť zaujímavé informácie.

NAKLAD – Podklady pre rozúčtovanie miezd

Typickým príkladom výstupného súboru je súbor NAKLAD – Podklady pre rozúčtovanie miezd, ktorý slúži ako podklad pre dôverne známu zostavu S08 – Rozúčtovanie miezd.

V tomto súbore sa každý mesiac ukladajú súčty jednotlivých mzdových zložiek pre jednotlivé úrovne organizačnej štruktúry. Z týchto záznamov potom vzniká celkový súčet za organizáciu.

MZDPREH – Mzdový prehľad

Plnenie tohto súboru je podmienené aktiváciou plnenia jeho obsahu. Môžeme tak urobiť v tabuľke TORG2 – Nastavenie spracovanie miezd zaškrtnutím položky Vytvárať výstupný súbor MZDPREH.

Súbor MZDPREH sa začne vytvárať pri nasledujúcom prechode do stavu C. Takže, ak ešte nemáte aktivované plnenie tohto súboru, vráťte sa do stavu B, aktivujte nastavenie a prejdite do C. Už tam budete mať záznamy za aktuálny mesiac a v ďalších mesiacoch sa automaticky pridajú nové záznamy.

Súbor môžeme naplniť aj historickými údajmi spustením funkcie Generovanie mzdového prehľadu v menu Systém – Dátové prostredie – Generovanie mzdového prehľadu, alebo v Centre, v rozšírenej ponuke panelu Zostavy a štatistiky.

Na rovnakom mieste nájdeme v Centre aj odkaz na samotný súbor MZDPREH, pozri obrázok vyššie.

V súbore v jednej vete nájdeme základné informácie o zamestnancovi, kombinované s údajmi o jeho pracovnoprávnom vzťahu, zmluvných i skutočne vyplatených mzdách. Vety sa vytvárajú za každú činnosť.

Súbor Mzdový prehľad tak môže poslúžiť ako podklad pre sledovanie zmien v odmeňovaní a vo vlastnostiach pracovnoprávneho vzťahu v minulosti.

PPRIKF – Prevodné príkazy

Tento súbor obsahuje všetky informácie o bankových prevodoch generovaných z miezd. Súbor PRPRIKF slúži ako podklad pre tlač prevodných príkazov a generovanie XML súborov pre elektronické bankovníctvo.

Ďalšie praktické využitie súboru je rýchle zistenie čiastky potrebnej na vyplatenie miezd. Zistíme to využitím funkcie Súčet dátového editora (Ctrl-O nad položkou, v ktorej stojí kurzor).

PPRIKF ako jeden z mála výstupných súborov, dovoľuje aj zmenu obsahu vytvoreného programom. Po prepnutí do režimu Oprav (Odomknuté vo V5), môžeme zmeniť čiastku na jednotlivých prevodoch. Samozrejme môžeme zadať aj nové záznamy a realizovať tak bankové prevody, ktoré sa nevygenerujú v aplikácii.

Príklady použitia výstupných súborov v praxi

Vynára sa otázka:  k čomu je nám dobré, že poznáme výstupné súbory? Ukážem vám 2 príklady použitia výstupných súborov. V oboch prípadoch sa jedná o interaktívnu tabuľku v Exceli. Obsah tabuľky aktualizujeme programovo priamo z Excelu, takže nehrozí žiadne ručné prepisovanie čísiel do Excelu alebo rôzne exporty tabuliek a následná manipulácia s údajmi.

NAKLAD – Zdroj pre analýzu mzdových nákladov

Kto z nás ešte nesníval o tom, že nemusí listovať desiatkami strán zostavy S08 – Rozúčtovanie miezd? Mám dobrú správu – sen sa stal skutočnosťou. Vďaka súboru NAKLAD (ako som už vyššie písal, NAKLAD je podkladom pre S08) môžeme ľubovoľne manipulovať s údajmi, ktoré nám v neprehľadnej forme poskytuje papierový tvar.

Vytvoril som aplikáciu, ktorá si sama stiahne obsah súboru NAKLAD a vytvorí z neho dve kontingenčné tabuľky v Exceli. Tým sme získali unikátnu vlastnosť, ktorú papierové zostavy nemajú: interaktivitu. To znamená, že vy rozhodujete o obsahu tabuľky. Kliknutím zmeníte nastavenie a okamžite máte požadované údaje.

Aplikácia pridá novú kartu do ponuky Excelu s názvom VEMA S08. Na tejto karte nájdeme všetky príkazy. Na obrázku červenými šípkami sú označené hlavné ovládacie prvky pre prácu s aplikáciou.

Kliknutím na tlačidlo Export z Vemy obsah tabuliek sa automaticky aktualizuje za niekoľko sekúnd z vašej databázy Vema Mzdy. Údaje exportujeme v špeciálnom tvare, lebo štandardný výstup súboru NAKLAD do Excelu neumožňuje vytvoriť nižšie uvedené interaktívne tabuľky.

Zostava S08 sa ožíva

Na prvom hárku zošita nájdeme interaktívnu verziu zostavy S08. Stačí sa pozrieť na tento obrázok a určite ju spoznáte. Len je trochu prehľadnejšia. Skutočné kúzlo robia ovládacie prvky okolo centrálnej tabuľky.

Na vodorovnom páse si vyberte požadované obdobie alebo obdobia, vľavo si nastavte stredisko alebo kategóriu zamestnancov a v tabuľke ihneď máte požadované údaje.

Tiež vás občas rušia detaily a chcete sa sústrediť len na dôležité súčty? Nech sa páči, súčty len za skupiny mzdových nákladov sú okamžite k dispozícii, tentokrát len pre zamestnancov THP. To všetko len na vzdialenosť jedného kliknutia.

Zaúčtovanie miezd za 2 minúty

Na druhom hárku nájdeme tabuľku s pripraveným účtovným predpisom rozpočtovej skladby pre rozpočtové organizácie. Pomôže účtovníčkam v tých organizáciách, ktoré nemajú možnosť priameho prenosu dokladu so zaúčtovaním miezd do svojho účtovníctva.

Manuálne vytvorenie účtovného dokladu účtovníčke predtým trvalo asi 4 hodiny. Pomocou tejto aplikácie to zvládne za 2 minúty, aj s kontrolou.

Spracovanie viac organizácií

Nie je ničím výnimočným, že niektoré mzdárky spracovávajú mzdy pre viac organizácií. Aplikácia Interaktívna S08 je na túto situáciu pripravená a plne podporuje prácu s viacerými databázami Vema Mzdy. V takom prípade pred spustením exportu dát z Vemy máme možnosť vybrať si organizáciu, s ktorou chceme pracovať.

K aplikácii samozrejme prináleží aj podrobná užívateľská príručka vo formáte PDF, v ktorej rovnako nájdete postup inštalácie a nastavenia aplikácie, ako aj postupy ovládania krok za krokom.

Vyskúšajte si teraz!

Požiadajte o testovaciu verziu aplikácie Interaktívna Vema S08 bez záväzkov. Presvedčte sa na vlastné oči, aká jednoduchá je analýza vašich mzdových nákladov, keď na to používate správne nástroje! Objavte informácie, ktoré sa skrývajú vo vašej databáze Vema. Stiahnite si skúšobnú verziu!

Titulný obrázok: Microsoft Office Image Gallery