Pred pokračovaním v čítaní zoznámte sa prosím bližšie so stavmi spracovania v aplikácii Vema Mzdy v tomto článku, ktoré sú potrebné k pochopeniu tohto výkladu.
Návrat do minulého mesiaca nie je možný
Ako ste sa mohli dozvedieť vo vyššie spomenutom článku, v rámci mesiaca máme viac možností na opravu nesprávneho zadania aj po uzávierke mesiaca. Iná je ale situácia, keď už sme prešli do nasledujúceho mesiaca.
Prirodzene sa ponúka myšlienka, že sa vrátime do stavu C predchádzajúceho mesiaca a opravíme zadanie. Ako to vieme realizovať? Po krátkom pátraní v ponuke veľmi rýchle zistíme, že nijako. V menu aplikácie táto funkcia nie je dostupná. V stave A je dostupná len zmena Zálohy->B, pre výpočet záloh. Ak sme deaktivovali stav A, potom sa nachádzame v stave B, kde je dostupná len funkcia Nápočty-> C.
Prechodom do nového mesiaca sa obsah výstupných súborov „zabetónuje“. To znamená, že zachovávajú taký stav, v akom bol daný mesiac ukončený. Žiadnym regulárnym nástrojom nie je možné zmeniť tieto informácie v nasledujúcich mesiacoch.
Týmto obmedzením je zaistená nemennosť dát v minulosti. Vďaka tomu môžeme mať istotu, že výstupné súbory vždy obsahujú tie informácie, ktoré vznikli uzávierkou daného mesiaca. To je aj zárukou napríklad toho, že ak októbri vytlačíme zostav S08 – Rozúčtovanie miezd za marec, uvidíme tie isté hodnoty, ktoré sme videli pri marcovej uzávierke.
Dôvody pre návrat do minulého mesiaca
Aké dôvody majú užívatelia k návratu do minulého mesiaca? Prax ukazuje, že návrat je požadovaný najčastejšie z týchto dvoch dôvodov:
- Chýbajúce alebo nesprávne zadanie – niektoré informácie sú doručené oneskorene alebo nesprávne zadanie sa zistí až po vyplatení miezd.
- Nevytlačená zostava – požiadavka na niektorú zostavu z uzávierky sa objaví až po prechode na ďalší mesiac.
Pozrime sa bližšie na každý z nich a skúsme nájsť alternatívne riešenia.
Chýbajúce alebo nesprávne zadanie
Z tohto dôvodu obvykle nie je nutný návrat do minulého mesiaca. Aplikácia Vema Mzdy ponúka funkciu prepočet do minulosti, ktorá umožňuje korigovať tieto chyby až do hĺbky 11 mesiacov. To znamená, že ak sme zabudli niekomu zadať dovolenku, nadčas alebo zvýšiť plat, môžeme to urobiť v nasledujúcom mesiaci a zamestnancovi doplatíme rozdiel v mesiaci zúčtovania. Popis tejto funkcionality prekračuje tematiku tohto článku.
Nevytlačená zostava
Samozrejme môžu sa vyskytnúť situácie, že ste zabudli vytlačiť zostavu, ktorá je dostupná len v stave C (napríklad prevodný príkaz), alebo ste zabudli preniesť dávku so zaúčtovaním do účtovníctva. Zoznam týchto zostáv nájdete v tomto článku.
O bezpečnosti dát
Teraz niekoľko viet od témy…
Za uplynulé skoro tri desaťročia som žil s Vemou každý deň. Pri konzultáciách som riešil problémy so stovkami používateľov. A naučil som sa jedno zásadné pravidlo. Podľa tohto pravidla riadim každý svoj krok, každé kliknutie myšou a stlačenie klávesy Enter. Toto pravidlo znie takto:
Pred každým zásahom do dát sa dvakrát presvedči, že plánovaným krokom nemôžeš stratiť dáta!
Už som videl plakať mnoho žien nad stratenou alebo porušenou databázou a videl som faktúry v tisíckach EUR za obnovu dát z pokazeného pevného disku. Starajte sa o bezpečnosť svojich dát!
Neodporúčam obnovu archívu v ostrom prostredí
Niekoľko krát som videl u zákazníkov, že vždy, keď sa chceli pozrieť do historických dát, v ostrom dátovom prostredí spustili obnovu archívu z predchádzajúcich mesiacov. V týchto chvíľach mi behal mráz po chrbte, lebo z hľadiska bezpečnosti dát ide o riskantný proces. Hlavne vtedy, keď existujú aj bezpečnejšie postupy.
Je potrebné si uvedomiť, že obnova archívu vždy najprv vymaže dáta aktuálneho prostredia a potom ich nahradí obsahom archívu.
Nevýhody obnovy dát do ostrého prostredia
Uvediem niekoľko dôvodov, prečo nie som zástancom obnovy archívu dátového prostredia na každom kroku.
Nevytvoríme zálohu súčasného stavu
To je to najhoršie, čo nás môže postihnúť. Ako som písal vyššie, obnovou obsahu archívu vymažeme aktuálne dáta. Ak pred obnovou zabudneme archivovať aktuálny stav, behom niekoľkých sekúnd čelíme problému, ako získať späť aktuálne dáta?
Poškodenie dátového prostredia počas obnovy
Počas obnovy archívu môže dôjsť k chybe s následným porušení integrity dátového prostredia. Príklad ukazuje nasledovný obrázok.
V tomto prostredí sa po neúspešnej obnove vrátil pôvodný stav dát (pozri text protokolu), ale tento návrat nie je vždy úspešný. V porušenom prostredí už nie je možné obnoviť dáta štandardným postupom.
Obmedzenie ostatných používateľov
Ak ste väčšia organizácia s viacerými mzdárkami, obnova dát môže obmedziť ostatné mzdárky v práci. Alebo ešte horšie, ak ostatné nebudú informované o obnovení archívu, môžu zadávať údaje a zmeny do obnoveného prostredia, ako by to boli ostré dáta.
Alternatívne riešenia
Existuje niekoľko postupov, ako sa dostať k údajom minulých období bez deštrukcie aktuálneho dátového prostredia. Pozrime sa na nich…
Prepočet do minulosti
Ako som už spomenul vyššie, prepočet do minulosti dokáže napraviť mnoho chýb a nedostatkov pri zadaniach v minulosti. Použite ho všade, kde je to len možné.
Uvedomte si, že prepočet do minulosti nezmení informácie vo výstupných súboroch za predchádzajúce obdobia. Ak teda požadujete opravu obsahu výstupných súborov, konzultujte s odborníkom pre výber optimálneho riešenia. O tom, čo sú to výstupné súbory a ako sa používajú, si prečítajte tento článok.
Prezeranie archívu dát
Skoro vždy, keď je vyžadovaná práca s dátovým prostredím minulého obdobia, stačí funkcia Prezeranie archívu dát.
Aplikácia Správca ponúka špeciálny nástroj Správa archívu. Pomocou tohto nástroja je možné sa pozrieť do archívu minulého mesiaca v dočasnom dátovom prostredí bez zásahu do aktuálnych dát. Funkcia vytvorí prechodné dátové prostredie, v ktorom obnoví požadovaný archív. V tomto prostredí potom môžeme vytlačiť nejakú zostavu, alebo sa pozrieť na stav dát bez toho, aby tento krok mal dopad na aktuálny stav databázy. Po dokončení prezerania archívu sa dočasné prostredie automaticky vymaže.
Funkciu vyvoláme po zobrazení lokálnej ponuky v zozname archívov pravým tlačidlom myši nad príslušným archívom.
Túto funkciu samozrejme môžeme použiť aj v iných prípadoch. Napríklad môžeme overiť existenciu nejakého zadania v minulosti, ktoré v aktuálnej databáze chýba, alebo naopak, či dnes existujúce zadanie bolo prítomné aj v minulosti.
Neodkladné dôvody pre návrat do predchádzajúceho mesiaca
Veľmi zriedkavo – raz alebo dvakrát do roka – sa v mojej praxi vyskytne situácia, kedy je nevyhnutný návrat k uzavretému obdobiu. Väčšinou preto, aby sme tam vykonali opravu vstupných dát, a urobili novú uzávierku mesiaca. V spracovaní potom pokračujeme touto upravenou uzávierkou.
Pri zvolení tohto riešenia je naozaj potrebné zvážiť všetky argumenty pre aj proti. Pre určenie najvhodnejšieho postupu v takýchto prípadoch sa vždy poraďte s konzultantom.
Keď už neexistuje iná cesta
Návrat do minulého mesiaca je často nevyhnutný v prípadoch, kedy v organizácii beží projekt spolufinancovaný Európskou úniou. V týchto projektoch nie je výnimočná situácia, kedy pravidlá pre vyplatenie podpory EÚ oznamujú 2-3 mesiace po začatí projektu. V tom okamžiku už máme za sebou 2-3 výplaty…
Pred dvomi rokmi som mal taký prípad. Vtedy dva mesiace po vyplatení prvých odmien škole bolo oznámené, akým druhom mzdy sa má vyplatiť odmena zamestnancom za prácu na projekte.
Zároveň sme sa dozvedeli aj to, v akom pracovno-právnom vzťahu ich máme zamestnať, a v ktorej kolónke má byť uvedená na výplatnom lístku čiastka vyplatená za prácu na projekte.
Tu sme naozaj nemali inú možnosť, než obnoviť archív spred dvoch mesiacov, vykonať opravu zadania u všetkých zamestnancov podľa nových pravidiel a znovu spracovať výplaty za dva mesiace. Samozrejme v Sociálnej poisťovni, v zdravotných poisťovniach aj na Daňovom úrade bolo potrebné podať opravné hlásenia.
Záver
V tomto článku som vám ukázal v akých situáciách sa najčastejšie objavuje požiadavka na návrat do predchádzajúceho mesiaca a prečo tento proces nie je podporovaný v aplikácii Vema Mzdy. Zároveň sme hovorili o alternatívnych riešeniach na vykonanie zásahov do minulosti ako je prepočet do minulosti alebo prezeranie archívu.
Nakoniec som vám ukázal aj príklad z praxe, kedy sme skutočne nemali inú možnosť, než vrátiť sa k staršiemu archívu spred dvoch mesiacov a opakovane spracovať výplaty za dva mesiace.
