Audit databázy Vema PAM
Upracte si svoj pracovný nástroj!
Audit databázy Vema PAM
Upracte si svoj pracovný nástroj!
Objednajte pre svoje dáta preventívku a my Vám povieme, v akom sú stave.
Aj databáza programu občas potrebuje technickú kontrolu. Odporúčame preveriť jej stav, aby sa zo zdanlivo maličkej chybičky v budúcnosti nevykľul veľký problém.
Čo je cieľom auditu
-
Zistiť a zdokumentovať aktuálny stav databázy.
-
Poukázať na problematické miesta, ktoré sú potencionálnou hrozbou do budúcnosti.
-
Navrhnúť riešenia pri zistení problémov.
-
Odbúrať neistotu mzdárky ohľadom správneho fungovania programu.
Pre koho je audit určený
-
Novým mzdárkam, ktoré zdedili Vemu od predchádzajúcej kolegyne a obávajú sa nesprávnych výsledkov pri spracovaní miezd.
-
Skúseným mzdárkam, ktoré sa chcú utvrdiť v tom, že ich dáta sú v 100% poriadku.
-
Každému, kto pociťuje neistotu pri práci s Vemou ohľadom správneho fungovania programu.
Typy ponúkaných auditov
Môžete si vybrať medzi základným a rozšíreným auditom.
ZÁKLADNÝ AUDIT
Obsahuje 22 bodov, zameraných na kontrolu bezpodmienečne nutných nastavení. Overíme správnosť evidencie údajov a konfiguračných tabuliek. Audit je plánovaný v rozsahu 1 hodiny a robí sa online.
ROZŠÍRENÝ AUDIT
Zahŕňa všetkých 22 úkonov zo základného auditu, plus ďalších 11 bodov. Tieto extra body sú zamerané na zistenie potenciálne nebezpečného alebo chýbajúceho zadania, zvýšenie spoľahlivosti výpočtu a odhalenie údajov, zbytočne zaberajúcich miesto na disku. Rozšírený audit je plánovaný v rozsahu 2,5 hodiny a robí sa online.
Rozkliknite znamienko plus a prečítajte si popis bodov základného auditu od 1 – 22:
Základný audit
| 1. Aktuálnosť operačného systému | Vema nezaručuje správnu funkčnosť na systémoch starších ako Windows 10. Na starších verziách môže nastať nefunkčnosť systému. |
| 2. Aktuálnosť verzie aplikácie | Vema automaticky inštaluje nové verzie, ale prevod dát na novú verziu je úlohou používateľa. Stará verzia môže spôsobiť nesprávne výsledky výpočtu. |
| 3. Aktuálnosť číselníkov a tabuliek bez časovej platnosti | Správne nastavenie tabuliek, ktoré nemajú časovú platnosť, a preto sa nastavujú iba raz (opravujú sa výnimočne), je dôležité pre správne výpočty v každom mesiaci. |
| 4. Kontrola pracovísk TKLC | Správne vyplnené pracoviská zabezpečujú plynulý chod výpočtov. Skontrolujeme aj to, či nie sú vytvorené pracoviská, ktoré neboli nikdy použité a tak zaberajú zbytočné miesto na disku a neprehľadnosť v číselníkoch. |
| 5. Aktuálnosť tabuľky Platné zákony TZPR1 | V TZPR1 sú zapísané zákonom stanovené konštanty na spracovanie miezd (min. a max. vymeriavací základ, nezdaniteľná časť základu dane, životné minimum a pod…). Aktualizáciu tejto tabuľky automaticky zaisťuje prevod na novú verziu. Ak nová verzia nie je nasadená v správnom období, mzdy nemusia byť vypočítané správne. |
| 6. Aktuálnosť tabuľky Ďalšie predpisy TZPR2 | V TZPR2 sú parametre, ovplyvňujúce výpočet miezd a súvisiace spracovanie. Skontrolujeme niektoré významné hodnoty. |
| 7. Aktuálnosť tabuľky Užívateľské prispôsobenie TZPR3 | V TZPR3 sú parametre, ovplyvňujúce výpočet miezd a súvisiace spracovanie. Skontrolujeme niektoré dôležité hodnoty. |
| 8. Nastavenia v tabuľke Popis organizácie TORG1 | V TORG1 sú základné informácie o organizácii. Ich správne zadanie ovplyvňuje plnenie zostáv, ktoré sa odovzdávajú elektronicky. |
| 9. Nastavenia v tab. Nastavenie spracovania miezd TORG2 | V TORG2 sú parametre zjednodušujúce spracovanie a bezpečnostné prvky. |
| 10. Nastavenia v tab. Nastavenie prevodných príkazov TORG3 | V TORG3 sú nastavené prepojenia na prevodné príkazy za organizáciu. |
| 11. Aktuálnosť štandardných tabuliek pre výpočet miezd | Tabuľky zaručujú spracovanie miezd v súlade so zákonom. Pri zmenách legislatívy sú tieto tabuľky automaticky aktualizované pri prevode na novú verziu. Ak organizácia nepoužíva štandardné kódy v tabuľkách, k aktualizácii nedôjde. Následkom môžu byť chýbajúce kódy, alebo nesprávne nastavenie existujúcich kódov a tým nesprávny výpočet miezd. |
| 12. Aktuálnosť tabuľky Pracovnoprávny vzťah TPPV | Ide o jednu z kľúčových tabuliek, v ktorej je nastavený spôsob platenia jednotlivých druhov poistenia a dane, pre každý typ pracovného pomeru samostatne. |
| 13. Nárok na dovolenku pedagogických zamestnancov 9 týždňov | Výpočet nároku na dovolenku program robí automaticky, podľa zadania typu nároku na dovolenku v súbore Charakteristiky PPV F4. Vyplnenie položky nároku na dovolenku automaticky ovplyvňuje aj zmena v položke Vykonávané zamestnanie, čo užívateľ často prehliadne. |
| 14. Zadávanie bankových účtov v súbore Bankové účty zamestnanca F22 a Tabuľke príjemcov platieb TPRJ | Obidve tabuľky umožňujú zadávať bankové účty pre prevodné príkazy, ale majú iné určenie. Do TPRJ zadávame účty, na ktoré posiela peniaze organizácia za viac zamestnancov sumárne. Do F22 zadávame účty, kam posiela peniaze len zamestnanec (organizácia za zamestnanca). |
| 15. Správnosť výpočtu funkčného platu – školstvo | Funkčný plat je alfou a omegou pri výpočte miezd vo verejnej a štátnej službe. Jeho správny výpočet je podmienený niekoľkými faktormi v aplikácii. |
| 16.Účet na výplatu nie je zrážka | Mzda, ktorá sa posiela zamestnancovi na účet, nie je zrážkou. Zadanie výplaty cez zrážky je neopravený pozostatok z dávnej minulosti. |
| 17. Správne zadanie adresy bydliska |
Správne zadanie adresy v F21 má dopad na elektronické posielanie registračných listov do SP a Ročného hlásenia dane, ktoré vyžaduje plnenie kódu štátu bydliska. Položka Obec sa plní len vtedy, ak je iná ako položka Pošta. |
| 18. Správne zadanie typu dôchodku | Zákon o sociálnom poistení už niekoľko rokov nepozná pojem „čiastočný invalidný dôchodok“ (kód 11). V programe však z historických dôvodov ostal v číselníku, ale nevstupuje do výpočtov. Aj napriek tomu, že zákon tento pojem nepozná, niektorí užívatelia ho stále používajú. |
| 19. Charakteristiky PPV F4 – neplatenie poistného |
V tomto súbore sú položky, ktoré sa plnia iba v špecifických prípadoch. Napr. sa tu nezadáva oslobodenie od poistného (položky Oslobodený od platenia poistného (osvpoj) a Zamestnávateľ neplatí poistné (nepojzl)). Naopak, aj naoko správne zadanie robí chyby vo výpočte. Výpočet poistného program vyhodnocuje podľa zadaného druhu PPV, dôchodku a mzdového kódu. Užívatelia zvyknú nesprávne plniť položku Plánovaná platová trieda a Priemer pre pracovné účely (jeho typ je zadaný jednotne pre celú organizáciu v tabuľke). |
| 20. Správny typ platu a individuálny rozvrh v Odmeňovaní F5 | Zadanie Typu platu (alebo zamieňanie pojmov funkčný a osobný plat), zadanie alebo nezadanie individuálneho rozvrhu zamestnanca, plnenie položiek pre náhrady v rozpore s nastavením na úrovni organizácie… to všetko ovplyvňuje mnohé oblasti výsledkov výpočtu. Od výpočtu priemeru, cez počet odpracovaných hodín a dní, až po nárok na dovolenku. |
|
21. Šetrenie tonera pri tlači zostáv
|
V konfigurácii zostáv je štandardným nastavením tlače grafických zostáv farebná tlač (položka imcol=1). Na čiernobielej tlačiarni to spôsobuje nadmernú spotrebu tonera a tým aj zbytočné zvýšenie nákladov na tlač. Vypnutím farebnej tlače znížime náklady. V štandardnom nastavení zostáv je predvyplnené triedenie na všetky existujúce úrovne. Zostavy sa tak tlačia na veľa strán, s rovnakými výsledkami, čo tiež zbytočne zvyšuje náklady na tlač. |
|
22. Jeden zamestnanec = jedno osobné číslo |
Jeden zamestnanec má mať v programe iba jedno osobné číslo. Viac pracovných pomerov program rozlišuje cez položku Číslo činnosti. Iba tak je zaručená správnosť všetkých výpočtov, výsledkov a zostáv. Aj v prípade, keď nejde o súbežné pracovné pomery, ide o potenciálne nebezpečný stav. |
Rozkliknite znamienko plus a prečítajte si popis extra bodov rozšíreného auditu od 23-33:
Rozšírený audit
| 23. Kontrola používania bankového modulu | Bankový modul umožňuje vygenerovať xml súbor s prevodnými príkazmi a tie naimportovať do internet bankingu. Predíde sa tak problémom s chybovosťou ručného zadávania prevodných príkazov. |
| 24. Aktuálnosť tabuľky Zdravotné poisťovne TZPO | V zozname zdravotných poisťovní musí byť správne vyplnený kód Zdravotnej poisťovne, IČO Zdravotnej poisťovne, VS organizácie a nastavené prepojenie na vytvorenie prevodného príkazu (položka Bankové spojenie zdravotnej poisťovne). |
| 25. Zbytočne vyplnené bankové spojenie v súboroch | Položka, z akého účtu majú odísť peniaze (účet organizácie) je zbytočne vyplnená v súboroch TZPO, F1, F23, F81 (je zhodná s hlavným účtom, zadaným v TORG1). To robí komplikácie pri prechode na depozit, alebo pri zmene hlavného účtu organizácie. |
| 26. Veľké písmená v mene | Keď je meno zadané iba veľkými písmenami, elektronické posielanie ELDP a RL hlási chyby. |
| 27. Pre daňový bonus nutné rodné čísla detí | Aby bol zaručený správny výpočet daňového bonusu a plnenie ročného hlásenia dane, program potrebuje správne zadané rodné čísla detí. |
| 28. Zbytočné riadky počítanie odborov v Stálych zrážkach F23 |
V dávnej minulosti sa v súbore Stále zrážky používali vety, ktoré počítali výšku príspevku odborom, ale z výplaty sa príspevok nezrazil. Program ho len oznámil v hláseniach. Tieto riadky dnes zaberajú zbytočné miesto na disku a robia súbor neprehľadným. Výpočet exekučných zrážok sa okrem iného riadi aj nastavením v tabuľke Zrážok TSRZ, kde sa určuje, či do základu pre výpočet zrážky vstupuje aj daňový bonus |
| 29. Neukončené neplatné vety v súbore Doplnkové dôchodkové sporenie F81 | Príspevok zamestnanca aj organizácie na DDS zadávame v F81. Záznamy majú časovú platnosť, ale pri vytvorení nového záznamu (napr. pri zmene príspevku) sa predchádzajúci záznam automaticky neukončí. Vzniká tak viac platných záznamov. Tento stav v niektorých prípadoch môže viesť ku kritickej chybe pri výpočte. |
| 30. Redukcia neaktívnych zamestnancov | Zamestnanci, ktorí už v organizácii nepracujú veľa rokov, zaberajú priestor na disku. Spôsobuje to aj neprehľadnosť v súboroch a funkcie bežia pomalšie. |
| 31. Preplnený súbor história zrážok | Výstupný súbor História zrážok sa plní automaticky a zbytočne zaberá extrémny priestor na disku. Nie je zabezpečené postupné mazanie dávnej histórie. Predlžuje to čas výpočtov, archivácie a prechodov do nového mesiaca, ako aj iných operácií v počítači. |
| 32. Správne zadávanie zmien v čase | Postup pri zadaní zmeny vstupných údajov je kľúčom k správnym výsledkom výpočtu. Nedodržanie predpísaných krokov a pravidiel môže viesť v budúcnosti k nevysvetliteľným výsledkom. Skontrolujeme, či v databáze neexistujú skryté časované bomby, spôsobené nesprávnym zadaním zmien. |
| 33. Archivácia dát | Pravidelná archivácia dát je jedným z prvkov zabezpečenia údajov pred zničením alebo stratou. Vema PAM ponúka túto možnosť ako štandardnú funkciu. Skontrolujeme interval archivácie dát. |
Ako prebieha audit?
Audit prebieha online, takže Vás budeme minimálne zdržiavať vo Vašej práci. Základný audit je plánovaný v rozsahu 1 hodiny. Rozšírený audit v rozsahu 2,5 hodiny. Zdokumentujeme aktuálny stav databázy, poukážeme na problematické miesta a o výsledku Vás budeme informovať emailom.
Čo je výsledkom auditu?
- Protokol vo formáte PDF o vykonaných kontrolách, zistenom stave, s návrhom na riešenie. Zasiela sa e-mailom.
- Zoznam rozdielov v porovnaní Vašich tabuliek TODM, TNAH, TSRZ so štandardným obsahom v Exceli. Kritické nezrovnalosti budú zvýraznené farebne. Zasiela sa e-mailom.
Základný audit
- 1. Audit v rozsahu 1 hod. – 22 bodov
- 2. Protokol o výsledku v PDF
- 3. Excelovské zošity s kritickými rozdielmi v štandardných tabuľkách
Rozšírený audit
- 1. Audit v rozsahu 2,5 hod. – 33 bodov
- 2. Protokol o výsledku v PDF
- 3. Excelovské zošity s kritickými rozdielmi v štandardných tabuľkách
Aký problém je najčastejší pri audite?
Pri pohľade do niektorých databáz musíme skonštatovať, že sú v žalostnom stave. Či už je to neaktuálny obsah tabuliek, zastaralá verzia Klienta, nesprávna konfigurácia parametrov alebo nevyplnené údaje. Tieto potom vedú k zbytočným chybám alebo neočakávaným výsledkom, ktoré spôsobujú ťažkú hlavu mzdárkam a niekedy aj nám. Oprava týchto databáz je potom časovo aj finančne náročný proces. Pozrite si top najčastejších chýb, ktoré sme našli pri audite u zákazníkov:
-
Neaktuálnosť číselníkov a tabuliek bez časovej platnosti
-
Nesprávne vyplnené pracoviská v TKLC
-
Neaktuálnosť tabuľky Pracovnoprávny vzťah TPPV
-
Nesprávne nastavené hodnoty v tabuľke spracovania TZPR3
-
Neaktuálne hodnoty v TODM, TNAH, TSRZ
Ako postupovať po audite
Ukončením auditu to pravdaže nekončí. Ak sa nájdu nejaké nezrovnalosti, tak by mala nasledovať náprava databázy na základe odporúčaní z auditu. Tú môžete vykonať vo vlastnej réžii, alebo Vám nápravu urobíme my, v rámci ďalšej platenej služby. Závisí to od náročnosti problému. Voľba je vo Vašich rukách.
Časté otázky zákazníkov
Nižšie nájdete odpovede týkajúce sa objednávky. Odpovede si viete rozklikať znamienkom plus.
Ako prebieha objednávka?
- Kliknete na tlačidlo Stlačte pre záväznú objednávku.
- Otvorí sa formulár pre záväznú objednávku. Zadáte svoje údaje a potvrdíte svoj zámer kliknutím na tlačidlo Záväzne objednávam.
- Na zadanú emailovú adresu vám obratom príde faktúra v PDF formáte. Vaša objednávka bude definitívna po úhrade faktúry.
Ako môžem platiť ?
Faktúru, ktorú obdržíte, jednoducho zaplatíte bankovým prevodom.
Kedy vykonáte audit?
Všeobecne platí, že Vašou objednávkou sa začneme zaoberať po zaplatení faktúry a pripísaní úhrady na náš účet.
Následne obdržíte email, v ktorom si dohodneme termín pre vykonanie auditu, vhodný pre obe strany.
Audit sa vykoná online, a preto sa budeme musieť pripojiť na Váš počítač. Preferujeme aplikáciu Teamviewer alebo Anydesk.
V závislosti od typu zvoleného auditu budeme potrebovať cca. 1 hodinu, alebo cca. 2,5 hodiny pre prácu s Vašou databázou. Pri tomto pripojení nepotrebujeme Vašu súčinnosť. Keď audit vykonáme, odpojíme sa a o výsledku Vás budeme informovať emailom.
Ak ste našim klientom a ste u nás na cloude, tak vyššie uvedené odpadá. K Vašim dátam sa dostaneme cez server, takže Vás nebudeme rušiť pri Vašej práci s Vemou.
Čo ak nebudem spokojná?
Garantujeme vám, že s našimi službami budete spokojná. Ak sme sa mýlili, dajte nám to vedieť do 30 dní od zaslania záväznej objednávky a my vám vrátime peniaze.
Kto je dodávateľ na faktúre?
Audit fakturuje DataWex s.r.o., prevádzkovateľ vzdelávacej platformy Vema Akadémia. Firma DataWex s.r.o. je obchodným partnerom Seyfor Slovensko, a.s. (historický názov Vema) od roku 2012.
Potrebujem ďalšie informácie. Na koho sa môžem obrátiť?
Ak ste doteraz nedostali odpoveď na svoju otázku, píšte nám na: pomoc@vemaakademia.sk
